استقرار اتوماسیون اداری

امروزه مدیریت بر گردش کار و مکاتبات اداری و همچنین مدیریت زمان در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است و استفاده از روش های کند و مشکل ساز اداری غیر مکانیزه قابل قبول نیست. حجم بالای اطلاعات و مکاتبات و دسترسی کند، مسئولین و مدیران راکه به مدیریت زمان در مجموعه تحت رهبری خود بها می دهند، به سوی اتوماسیون اداری در ابعاد مختلف رهنمون ساخته است.
مزایا و معایب اتوماسیون اداری :
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمان ها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آن ها است. و به دلیل توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد.

به طور کلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می باشد :

  • صرفه جویی زمان در انجام چرخه ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ ها و ارجاع ها.
  • دسترسی به کلیه اطلاعات، کارتابل ها، قرارها و جلسات بدون نیاز حضور فیزیکی در محل کار.
  • حذف قسمت عمده ای از هزینه های ملزومات اداری( بایگانی،کپی،پست،کاغذ و ...)
  • صرفه جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی.
  • ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر.
  • اجرا شدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری.
  • تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت تر نظارت و سیاست های سازمان.
  • دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان.
  • ارتقا پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به واسطه تعاملات بیشتر.
  • دسترسی به ارتباطات در زمینه مورد نیاز به صورت هم زمان توسط افراد مختلف.

به همین منظور، از واحد مهندسی صنایع و فناوری اطلاعات خواسته اتوماسیون اداری در شرکت فولاد غرب آسیا پیاده شود که پس از بررسی شرکت ها و با در نظر گرفتن فاکتورهای هزینه، کارایی و پشتیبانی شرکت دپنا انتخاب و مراحل پیاده سازی اتوماسیون اداری در حال انجام می باشد.

شما اینجا هستید: Home فن آوری و توسعه مهندسی صنایع و فناوری اطلاعات اتوماسیون صنعتی